Een flinke stap vooruit in roosteren

Roosters maken en beheren was altijd een flinke puzzel. Denk aan eindeloze Excel-sheets, het handmatig kopiëren en plakken van namen, en de chaos als iemand op het laatste moment niet kon en een dienst moest overdragen.
En laten we eerlijk zijn, wie heeft er niet eens een berichtje gestuurd met: “Hey, stond ik nou deze week ingepland?” of “Kun jij mijn dienst overnemen?” omdat je zelf geen idee meer had?

Toen de vraag kwam of we niet naar een alternatief moesten zoeken, werd al snel duidelijk dat het huidige systeem niet alleen tijdrovend was, maar ook frustratie opleverde.

Het was voor vrijwilligers vaak ingewikkeld om te zien wie wanneer stond ingepland, diensten ruilen ging vaak via losse berichten en het plannen van vrijwilligers kostte meer tijd dan nodig. Dat kon beter.

De overstap naar Inzetrooster ging eigenlijk verrassend snel. Het was meteen duidelijk hoe we de bestaande roosters konden vertalen naar het systeem.
We hebben de data uit Excel gestructureerd en met een paar aanpassingen werkte het al stukken beter. Natuurlijk zijn er hier en daar nog kleine dingen om te finetunen, maar de basis staat en dat maakt het voor iedereen makkelijker.

De grootste winst zit in het gebruiksgemak. Iedereen kan nu in één oogopslag zien wanneer hij of zij is ingeroosterd. Het plannen gaat sneller, diensten kunnen eenvoudig worden overgedragen en als planner heb je direct overzicht.
Geen eindeloos geknip en geplak meer in Excel, geen verplichte losse WhatsApp-berichten meer om een dienst te wisselen, alles verloopt via een centraal en toegankelijk systeem. Dat betekent minder administratieve rompslomp en een soepeler verloop van de roostering.

We verwachten dat dit systeem niet alleen een hoop tijd bespaart, maar ook het hele proces van roosteren prettiger maakt. Geen stress meer over je planning, maar een duidelijk overzicht waarin alles soepel verloopt.
Hopelijk ervaren jullie als vrijwilligers straks net zoveel gemak als wij nu al zien in de mogelijkheden van het systeem.